Λειτουργικά Θέματα ΚΕΠ

Στα πλαίσια της υποστήριξης του έργου των ΚΕΠ, το ΥΠΕΣΔΔΑ ( Δ/νση Οργάνωσης και Λειτουργίας των ΚΕΠ ) διαμορφώνει το κανονιστικό πλαίσιο και δημιουργεί τις προϋποθέσεις εκείνες που εγγυώνται την απρόσκοπτη και ομαλή λειτουργία του θεσμού. Με την παρούσα εγκύκλιό μας, σας ενημερώνουμε για το περιεχόμενο των νέων διατάξεων του ν. 3491/2006 (ΦΕΚ 207/Α/2-10-2006) που αφορούν σε λειτουργικά θέματα ΚΕΠ και σχετίζονται με τον προσδιορισμό του χρονικού διαστήματος τήρησης των πιστοποιητικών, βεβαιώσεων και λοιπών εγγράφων, κατόπιν αιτημάτων των πολιτών, οι οποίοι όμως, δεν προσέρχονται να για την παραλαβή τους από τα ΚΕΠ.

Προκειμένου να μη συσσωρεύονται τα πιστοποιητικά αυτά και παραμένουν στα ΚΕΠ για απεριόριστο χρονικό διάστημα, κρίθηκε απαραίτητη η προώθηση ειδικής ρύθμισης που να αντιμετωπίζει το θέμα. Συγκεκριμένα, το χρονικό διάστημα τήρησης αρχείου εγγράφων που έχουν διεκπεραιωθεί από τα ΚΕΠ, αλλά δεν έχουν παραληφθεί από τον ενδιαφερόμενο πολίτη, προσδιορίζεται στο άρθρο 13 του ν. 3491/2006 σε έξι (6) μήνες από την περιέλευσή τους στο οικείο ΚΕΠ. Ειδικότερα:

Στην παράγραφο 1 του άρθρου 13 του ν. 3491/2006 ορίζεται ότι πιστοποιητικά, έγγραφα ή βεβαιώσεις, τα οποία έχουν παραλάβει τα ΚΕΠ από τις καθύλην αρμόδιες υπηρεσίες, κατόπιν αιτημάτων που έχουν διαβιβάσει σε αυτές και τα οποία δεν έχουν παραληφθεί από τον ενδιαφερόμενο θα καταστρέφονται μετά την πάροδο έξι (6) μηνών από την περιέλευσή τους στο οικείο ΚΕΠ.

Η διαδικασία καταστροφής των εγγράφων της παρ. 1 πραγματοποιείται με ευθύνη του προϊσταμένου του ΚΕΠ, ο οποίος συντάσσει σχετικό πρακτικό καταστροφής καταγράφοντας όλα τα δημόσια έγγραφα, πιστοποιητικά ή βεβαιώσεις που προορίζονται να καταστραφούν (παρ. 2 άρθρου 13 ν. 3491/2006), βεβαιώνει επ’ αυτού την καταστροφή τους και τίθεται στο αρχείο.

Η ανωτέρω διαδικασία ακολουθείται και για τα έγγραφα εκείνα (πιστοποιητικά, βεβαιώσεις) τα οποία έχουν αποσταλεί από τα ΚΕΠ στους πολίτες και έχουν επιστραφεί στα ΚΕΠ ως μη παραληφθέντα (παρ. 3 άρθρου 13 ν. 3491/2006).

Οι έντυπες αιτήσεις – υπεύθυνες δηλώσεις των ΚΕΠ τροποποιούνται ώστε, εφεξής, να γίνεται μνεία της διάταξης αυτής του Νόμου (άρθρο 13 ν. 3491/2006) αλλά και της υποχρέωσης των πολιτών να παραλαμβάνουν από τα ΚΕΠ τα πιστοποιητικά και τα έγγραφα που έχουν ζητήσει, δεδομένου ότι μετά την πάροδο του εξαμήνου, τα έγγραφα αυτά θα καταστρέφονται (παρ. 4 άρθρου 13 ν. 3491/2006).

Παρακαλούμε, για την πιστή τήρηση των ανωτέρω ρυθμίσεων οι οποίες, όπως προαναφέρθηκε, προσβλέπουν στη διευκόλυνση της καθημερινής λειτουργίας των ΚΕΠ.