Υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση έξι (6) πιστοποιητικών αρμοδιότητας του ΥΠΕΣΔΔΑ,από 1/1/2007

Σας πληροφορούμε ότι στο πλαίσιο της εφαρμογής των διατάξεων του Ν. 3448/2006 (ΦΕΚ 57/Α΄), εκδόθηκε η υπ’ αριθμ. ΔΙΑΔΠ/Α/18532/2006 (ΦΕΚ 1309/Β΄) απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, με την οποία καθιερώνεται η υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση έξι (6) πιστοποιητικών αρμοδιότητας του Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης.

Σύμφωνα με την ανωτέρω Υπουργική Απόφαση από την 1η Ιανουαρίου 2007 θα αναζητούνται υποχρεωτικά, από την αρμόδια για την έκδοση της διοικητικής πράξης Υπηρεσία, χωρίς να απαιτείται η συναίνεση του ενδιαφερόμενου πολίτη, τα εξής πιστοποιητικά :

1. Πιστοποιητικό γέννησης
2. Πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης
3. Πιστοποιητικό εγγραφής ανδρών στα μητρώα αρρένων
4. Αντίγραφο (ή απόσπασμα) ληξιαρχικής πράξης γέννησης
5. Αντίγραφο (ή απόσπασμα) ληξιαρχικής πράξης γάμου
6. Αντίγραφο (ή απόσπασμα) ληξιαρχικής πράξης θανάτου

Από την εφαρμογή των διατάξεων της συγκεκριμένης απόφασης, εξαιρούνται :

1. το Α.Σ.Ε.Π. και

2. Το Ειδικό Ληξιαρχείο

Ειδικότερα :

1. όσον αφορά στο Α.Σ.Ε.Π., όταν απαιτεί την υποβολή των παραπάνω αναφερόμενων πιστοποιητικών αρμοδιότητας του ΥΠΕΣΔΔΑ, δεν τα αναζητά αυτεπάγγελτα, αλλά τα καταθέτει ο ίδιος ο ενδιαφερόμενος πολίτης,

2. όσον αφορά στο Ειδικό Ληξιαρχείο, τα αντίγραφα ή αποσπάσματα των ληξιαρχικών πράξεων γεννήσεως, γάμου και θανάτου, για τα αντίστοιχα γεγονότα τα οποία έχουν λάβει χώρα στο εξωτερικό, δεν αναζητούνται αυτεπάγγελτα. Αντίθετα, ο ενδιαφερόμενος πολίτης, οφείλει να τα αναζητήσει ο ίδιος από το Ειδικό Ληξιαρχείο, και εν συνεχεία να τα προσκομίσει στην υπηρεσία που τα απαιτεί ως δικαιολογητικά προκειμένου να προβεί στην έκδοση διοικητικής πράξης.

Ενόψει της εφαρμογής, της εν λόγω απόφασης, οι υπηρεσίες, οφείλουν να τροποποιήσουν τα σχετικά έντυπα των αιτήσεών τους, στα οποία αναγράφονται τα συγκεκριμένα πιστοποιητικά ή αντίγραφα ως συνημμένα δικαιολογητικά, ώστε να προκύπτει σαφώς, ότι από 1/1/2007 δεν θα υποβάλλονται από τους πολίτες, αλλά θα αναζητούνται υποχρεωτικά από τις Υπηρεσίες.

Διαδικασία αναζήτησης των πιστοποιητικών
1) Η Υπηρεσία, η οποία, προκειμένου να κρίνει αίτημα πολίτη, οφείλει να αναζητήσει αυτεπάγγελτα ένα εκ των ανωτέρω πιστοποιητικών ή αντιγράφων, πρέπει να αποστείλει το αίτημά της προς την αρμόδια υπηρεσία του οικείου Δήμου ή Κοινότητας, εντός 24 ωρών από την παραλαβή του αιτήματος του πολίτη.

Η αναζήτηση αυτή διενεργείται με έγγραφο, το οποίο πληροί τον διοικητικό τύπο του παραρτήματος της αριθμ. ΔΙΑΔΠ/Α/5185/05 (ΦΕΚ 373/Β΄/23-3-2005) υπουργικής απόφασης. Η συμπλήρωση του συνόλου των στοιχείων τα οποία απαιτούνται για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση, γίνεται υποχρεωτικά από την Υπηρεσία.
Στο έγγραφο αυτό πρέπει να αναγράφονται τα ακόλουθα :

• Η Υπηρεσία, η οποία αναζητά το συγκεκριμένο πιστοποιητικό
•Τα πλήρη στοιχεία του υπαλλήλου, ο οποίος είναι αρμόδιος για την αναζήτηση του εν λόγω πιστοποιητικού (ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο κ.λ.π.)

•Η διαδικασία και ο δημόσιος σκοπός για τον οποίο απαιτείται το συγκεκριμένο πιστοποιητικό ή αντίγραφο

• Επαρκή ταυτοποιητικά στοιχεία του προσώπου, για το οποίο ζητείται το πιστοποιητικό ή αντίγραφο, όπως αυτά ορίζονται στο παράρτημα της εν λόγω υπουργικής απόφασης.
Τα στοιχεία επικοινωνίας των αρμοδίων υπηρεσιών των οικείων Δήμων και Κοινοτήτων, έχουν ήδη γνωστοποιηθεί στις αρμόδιες υπηρεσίες με προηγούμενο έγγραφό μας και βρίσκονται ήδη στην ιστοσελίδα www.gspa.gr στην διαδρομή «Δημόσια Διοίκηση – Εκσυγχρονισμός – Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση δικαιολογητικών – Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση πιστοποιητικών αρμοδιότητας ΥΠΕΣΔΔΑ – Στοιχεία επικοινωνίας Δήμων και Κοινοτήτων».

Στην περίπτωση, κατά την οποία υπάρχουν περισσότερα τους ενός αιτήματα για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικών ή αντιγράφων που αφορούν τις αρμόδιες υπηρεσίες του ίδιου Δήμου ή Κοινότητας, αυτά μπορούν να ομαδοποιηθούν στο ίδιο έγγραφο. Αυτό σημαίνει ότι στο ίδιο έγγραφο μπορεί να αναζητούνται πιστοποιητικά ή αντίγραφα περισσοτέρων πολιτών, εφόσον αυτά εκδίδονται από την ίδια Υπηρεσία του ίδιου Δήμου ή Κοινότητας.

2) Η αρμόδια υπηρεσία του Δήμου, εντός σαράντα οκτώ (48) ωρών, από την λήψη του συγκεκριμένου εγγράφου, οφείλει να αποστείλει με τηλεομοιοτυπία τα ζητούμενα πιστοποιητικά ή αντίγραφα στην Υπηρεσία, η οποία τα έχει αναζητήσει.

Τα ως άνω πιστοποιητικά που λαμβάνονται μέσω τηλεομοιοτυπίας (FAX), επικυρώνονται σύμφωνα με τη διάταξη του άρθρου 10 του Ν. 3230/2004.

3) Στις περιπτώσεις που, βάσει ειδικών διατάξεων, απαιτείται το πρωτότυπο του πιστοποιητικού ή αντιγράφου, προωθείται η όλη διαδικασία με βάση το αντίγραφο, μέχρι την λήψη του πρωτοτύπου, οπότε και εκδίδεται η οριστική διοικητική πράξη.

Επισημαίνουμε ότι, οι υπάλληλοι των υπηρεσιών που χειρίζονται τα θέματα αυτά, οφείλουν να τηρούν τις περί εχεμύθειας διατάξεις του Ν. 2683/1999 ή άλλες σχετικές διατάξεις.

Υπενθυμίζουμε ότι τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών, εξακολουθούν να αναζητούν και οι υπηρεσίες των Δήμων ή Κοινοτήτων να εκδίδουν, τα συγκεκριμένα πιστοποιητικά ή αντίγραφα μόνο στις εξής περιπτώσεις :

• Όταν πρόκειται να κατατεθούν από τον ενδιαφερόμενο πολίτη στο ΑΣΕΠ

• Όταν αφορούν γεγονότα που έχουν συμβεί στο εξωτερικό και εμπίπτουν ως εκ τούτου στην αρμοδιότητα του Ειδικού Ληξιαρχείου

• Όταν ο ενδιαφερόμενος πολίτης τα αναζητά, προκειμένου να τα υποβάλλει σε φορείς οι οποίοι δεν εμπίπτουν στο πεδίου εφαρμογής της εν λόγω απόφασης (π.χ. στον ιδιωτικό τομέα).

Κατόπιν των ανωτέρω, παρακαλούνται:

• Τα Υπουργεία,

να ενημερώσουν τους φορείς που εποπτεύουν, κοινοποιώντας την παρούσα εγκύκλιο, για την εφαρμογή της παραπάνω αναφερόμενης υπουργικής απόφασης για την υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση των έξι δικαιολογητικών αρμοδιότητας του ΥΠΕΣΔΔΑ από 1-1-2007

• Όλες οι αρμόδιες Υπηρεσίες,

Α) να εφαρμόσουν πιστά την εν λόγω υπουργική απόφαση, για την υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση των συγκεκριμένων πιστοποιητικών και αντιγράφων.

Β) να μεριμνήσουν ώστε να τηρηθούν στοιχεία για την εφαρμογή της εν λόγω υπουργικής απόφασης, όπως αριθμός εγγράφων που αναζητήθηκαν, τήρηση προθεσμιών κ.λ.π., προκειμένου να μπορεί να διαπιστωθεί και μετρηθεί η εφαρμογή του μέτρου.

• Η Γενική Διεύθυνση Τοπικής Αυτοδιοίκησης του ΥΠΕΣΔΔΑ, να ενημερώσει και να συντονίσει τους Δήμους, τις Κοινότητες και τις Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις για την πιστή τήρηση των ανωτέρω.

Επισημαίνεται ότι η μη εφαρμογή της παρούσας, αποτελεί πειθαρχικό παράπτωμα.

Επίσης σας πληροφορούμε ότι το σύνολο του πληροφοριακού υλικού που αφορά στην παρούσα εγκύκλιο βρίσκεται στην ιστοσελίδα της ΓΓΔΔ&ΗΔ www.gspa.gr στη θέση: Δημόσια Διοίκηση > Εκσυγχρονισμός > Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση Δικαιολογητικών >Αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικών αρμοδιότητας ΥΠΕΣΔΔΑ.
Τέλος, σας γνωρίζουμε ότι για τυχόν διευκρινίσεις ή πρόσθετες πληροφορίες η υπηρεσία μας βρίσκεται στην διάθεσή σας.